Em alguns casos, o orçamento pode consumir até 6 meses e 20% do tempo de gestão.
Quando Michelle Ferris, do All-Star Directories, considerou pela primeira vez adotar um software para orçamento, ela e sua equipe gastavam dias, senão semanas, preparando o orçamento anual. Sua equipe tinha que dedicar todo o seu tempo para compilar e analisar dados. Michelle sabia que havia uma maneira melhor de planejar o orçamento anual, permitindo assim que sua equipe se concentrasse em coisas mais importantes, como sair do escritório em uma hora decente e ar tempo com a família.
Frustrada e pronta para uma mudança, Michelle e sua equipe começaram a considerar os prós e contras de adotar uma solução orçamentária. Michelle queria dar a sua equipe a liberdade de poder se concentrar no que realmente importa, tanto no trabalho quanto fora dele.
Depois de implementar o software de Gerenciamento de Desempenho Corporativo (M – Corporate Performance Management) como uma solução para seus problemas orçamentários, a All-Star Directories conseguiu economizar 6 dias completos de trabalho em seus processos orçamentários. Agora, a equipe de Michelle pode concluir seu orçamento em poucas horas, permitindo assim, que sua equipe faça análises estratégicas.
Então, como você sabe se o software de orçamento é adequado para sua organização? Reunimos uma lista dos seis principais sinais de que você precisa para transformar sua relação com orçamento.
1. Você gasta muito tempo no orçamento
Em alguns casos, o orçamento pode consumir até 6 meses e 20% do tempo de gestão. Essa é uma quantidade enorme de tempo gasto em uma tarefa que serve apenas para preparar sua empresa para o próximo ano fiscal.
Se sua equipe de finanças a a maior parte do tempo preparando, revisando e finalizando seu orçamento anual, é hora de considerar a compra de um software para orçamento. Você pode mudar seu foco ampliando-o e permitindo que sua equipe financeira gere insights valiosos.
Idealmente, o processo orçamentário não deve demorar mais do que alguns dias - considerando entrada e validação mínima de dados da área financeira. A maior parte do tempo de sua equipe deve ser dedicada a orientar seu time de liderança em análises e em tomada de decisões estratégicas.
2. Você não pode planejar o futuro
Embora não esteja explicitamente relacionada ao orçamento, a previsão é uma parte importante da saúde financeira da sua empresa.
Você está limitado em sua visão do futuro? Até onde a sua empresa consegue olhar para o futuro - 1 mês, 3 anos ou 100 anos? Você pode criar uma previsão contínua, de vários anos ou baseada em seus direcionamentos?
Muitas vezes, para empresas que usam o Excel como ferramenta de orçamento, as previsões ficam desatualizadas logo depois de concluídas. Elas dependem de dados estáticos ou fixos, o que dificulta a natureza da previsão.
As soluções de orçamentos permitem que você trabalhe com dados atualizados que podem mostrar até mesmo a menor alteração em seus negócios ou mercado. As previsões precisas podem fornecer uma visão clara da saúde da sua empresa, tanto no presente como no futuro, tornando os orçamentos anuais menos essenciais para o seu sucesso.
3. Seu orçamento não é flexível
Se você trabalha com finanças, provavelmente vai se familiarizar com o cenário a seguir.
Você acabou de preparar o orçamento anual da sua empresa quando algo significativo muda e você precisa fazer revisões. Se você usa planilhas como sua ferramenta de orçamento, fazer essas revisões pode ser um processo manual e demorado, suscetível a erros na entrada de dados.
As empresas que adotaram uma solução de orçamento, como o software de Gerenciamento de Desempenho Corporativo (M), podem reagir a mudanças internas e externas da empresa, como flutuações no fluxo de caixa, alterações de preço, mudanças na linha de produtos, transferência de alocações de capital e mudanças organizacionais. Criar processos para orçamento de maneira ágil reduz o custo e o tempo gasto em análise, melhorando a qualidade nas tomadas de decisões.
4. Seu negócio está crescendo
Um dos principais benefícios de uma solução de orçamento é sua dimensão. À medida que sua empresa cresce, sua equipe de finanças deve ser capaz de crescer com ela e ter sucesso em meio à mudança de variáveis.
Cada cliente novo, transação ou funcionário adicional aumenta a quantidade de dados financeiros que você deve coletar, analisar e traduzir em decisões de negócios.
Isso sem mencionar tarefas que são frequentemente distribuídas em toda a organização e que podem exigir que funcionários do mundo todo contribuam para o processo. As soluções de orçamento, como o software M, permitem implantar fluxos de trabalho eficientes e melhorar a colaboração em toda a organização.
5. Orçamento está te custando dinheiro
Processos de orçamento ineficientes podem lhe custar dinheiro – de diversas maneiras.
Muitas empresas públicas e governamentais foram vítimas de um pequeno erro de planilha que custou à empresa milhões de dólares. Por exemplo, a Fannie Mae calculou mal seu patrimônio líquido em U$1,1 bilhão, tudo por causa de um simples erro de planilha.
Seu processo orçamentário também pode estar custando o tempo da equipe, o que poderia ser melhor alocado para análise e tomada de decisões estratégicas.
6. Encontrar o ajuste certo: Orçamento Software
Se o seu processo orçamentário for demorado, manual e propenso a erros, sua organização se beneficiaria do software de orçamento. Neste artigo, abordamos 6 principais sinais de que seu processo de orçamento precisa de uma reforma, permitindo que você se concentre no bem-estar de sua equipe financeira.
Aqui estão algumas dicas importantes:
- Com colaboração aprimorada e processos automatizados, seu processo de orçamento deve levar apenas alguns dias para ser feito
- Suas previsões devem ser dinâmicas e voltadas para o futuro, fornecendo assim uma visão clara tanto do futuro próximo quanto a longo prazo.
- Uma abordagem flexível à orçamentação irá permitir que você reaja às variáveis internas e externas que surgem durante o planejamento de orçamento anual
- Se a sua organização está se expandindo, adquirir um software de orçamento pode aliviar as dificuldades de crescimento associadas à entrada manual de dados e ao fluxo de trabalho
- E, por fim, se o processo orçamentário estiver custando dinheiro, em vez de salvá-lo, é hora de considerar o software orçamentário
Agora, Michelle e sua equipe estão confiantes de que seus orçamentos são precisos, atualizados e automatizados, assim permitindo que sua equipe trabalhe em projetos mais estratégicos.
Prophix
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