Como planejar em tempos de incerteza em 5 etapas fáceis 256j4f

Estamos vivendo em tempos sem precedentes e incertos. A rápida disseminação do COVID-19 interrompeu os negócios em todo o mundo, alterando rapidamente as condições do mercado e tornando inúteis a maioria dos planos corporativos para 2020.

O coronavírus é um lembrete de quanto nosso ambiente de negócios global é volátil.

Para muitos executivos de alto escalão, já é difícil praticar o orçamento, o planejamento e a previsão com precisão. Quando confrontados com uma situação imprevisível e em evolução, os CFOs devem avaliar rapidamente os impactos no planejamento de receita, custos, produção, número de funcionários e desempenho geral dos negócios na organização. Isso aumenta significativamente a pressão sobre os CFOs, bem como nas equipes de finanças, para gerenciar as implicações financeiras da pandemia atual e posicionar sua empresa para um sucesso contínuo no futuro.

Hoje, veremos o que os CFOs de todo o mundo podem fazer para responder rapidamente às atuais mudanças e garantir a continuidade dos negócios, melhorando os processos de planejamento e minimizando os riscos organizacionais.

1. Crie um plano de continuidade de negócios

Em primeiro lugar, as equipes de liderança e finanças executivas devem se concentrar no desenvolvimento de um plano para a continuidade dos negócios.

Um plano de continuidade de negócios é um esboço das políticas e procedimentos que manterão sua empresa funcionando durante grandes interrupções. Isso pode incluir, entre outros, uma reavaliação de investimentos de capital, avaliação do fluxo de caixa existente e elaboração de um plano para adquirir dívida.

Para a maioria das empresas, o Escritório de Finanças irá desempenhar um papel crítico na criação do plano de continuidade de negócios, pois possui mais informações sobre os dados e a saúde financeira da empresa.

No entanto, para montar um plano de continuidade preciso, os profissionais de finanças devem considerar o seguinte:

• Cenários "What-If", ou simulação de cenários “e se” 
• Planejamento financeiro entre empresas,
• Previsão,
• E orçamento. 

2. Prepare-se para um amanhã de sucesso com o planejamento de cenários

Como resultado do impacto de COVID-19 nos mercados, as equipes de finanças devem considerar inúmeros cenários "what-if", como:

• Quanto tempo durará o surto e como isso afetará os mercados?
• Quais os custos imprevisíveis que estamos sujeitos (ou seja, produção, imóveis, equipamentos, número de funcionários)?
• Quais responsabilidades podemos estar sujeitos?
• Como isso afetará nossa força de trabalho?
• Como isso afetará nossa receita e lucratividade? 

Todas essas são preocupações e perguntas válidas que o Escritório de Finanças deve procurar responder.

Felizmente, existem processos e softwares que podem minimizar o tempo, o esforço e os erros associados aos processos de planejamento baseados em planilhas que tradicionalmente seriam usados para modelar esses cenários "What-If".

O software Corporate Performance Management (M) pode facilmente modelar esses cenários "What-If" e fornecer insights sobre o potencial estado futuro de seus negócios, ajudando você a reorganizar e planejar um futuro bem-sucedido. No alicerce de um planejamento de cenário “what-if” bem-sucedido está o planejamento financeiro entre empresas.

3. Alavancar a natureza colaborativa do planejamento financeiro entre empresas

Nunca houve um momento mais oportuno para as empresas alavancarem a agilidade do planejamento financeiro entre empresas e rapidamente planejar o futuro com uma abordagem detalhada e colaborativa. O planejamento entre empresas incorpora variáveis-chave de negócios em um orçamento e planejamento flexível que pode se adaptar ao crescimento e à incerteza.

Na base do planejamento ágil entre empresas estão três pilares:

1. Pessoas - promova um ambiente de colaboração, identificando, incluindo e capacitando os principais papéis dentro de sua empresa. Com os processos certos e a tecnologia certa, fica mais fácil manter as partes interessadas envolvidas no processo.
2. Processo - uma prática recomendada é mapear o ciclo de planejamento e ter pontos de contato regulares para acompanhamento. Empregar uma ferramenta que possa ajudá-lo a conduzir seus processos através de fluxos de trabalho também ajuda muito.
3. Tecnologia - Sua tecnologia deve integrar-se a todos os seus sistemas de negócios e permitir que você tenha uma visão única de seus dados. Essa ferramenta criada para fins específicos deve reunir pessoas e processos, facilitando os processos de orçamento, planejamento e previsão, além de fornecer informações para as partes interessadas. Muitas soluções específicas para finanças também podem simplificar processos repetíveis de alto valor como previsões dinâmicas ou contínuas (falaremos mais sobre isso mais tarde!).

O principal benefício do planejamento financeiro entre empresas é que ele centraliza seus dados de sistemas diferentes. Sendo assim, é mais adequado para empresas que têm funcionários, departamentos e sistemas diferentes que lidam com os dados financeiros.

Com uma solução de planejamento financeiro como o Prophix, seus dados são imediatamente íveis a todos os usuários autorizados, permitindo que eles avaliem o desempenho financeiro da sua organização através das lentes de seus conhecimentos. Isso permitirá que você avalie com rapidez e precisão a lucratividade do seu negócio nos próximos anos, oferecendo então uma vantagem competitiva distinta. Esse tipo de dado centralizado não está disponível para empresas que ainda utilizam processos manuais e planilhas.

A natureza colaborativa do planejamento entre empresas incentiva o departamento financeiro a envolver um conjunto mais amplo de partes interessadas, o que é crítico durante períodos de incerteza. Quanto mais perspectivas envolvidas no processo de planejamento, melhor a empresa está equipada para lidar com os resultados previstos e imprevistos. A colaboração é otimizada com uma solução de M baseada em nuvem. A nuvem não apenas oferece uma solução altamente disponível e escalável, mas também disponível 24 horas por dia, todos os dias, para qualquer pessoa, a qualquer momento, com um dispositivo conectado à Internet.

A seguir, vamos falar da necessidade da previsão, que é semelhante à natureza colaborativa prospectiva do planejamento financeiro.

4. Reduza o risco com previsões contínuas

Com as ferramentas e processos certos, muitas empresas podem criar previsões contínuas de curto, médio e longo prazo para sua empresa. As previsões contínuas permitem que você “veja as oportunidades e desafios além do ano fiscal e lute contra a miopia que vem com uma ênfase excessiva nas metas do ano atual”. Isso pode fornecer um "incentivo para o comportamento de longo prazo, maximizador de valor, em relação às decisões de curto prazo baseadas em bônus / metas enraizadas no ano fiscal atual."

As previsões contínuas são parte crítica do processo de gerenciamento de riscos, especialmente nas atuais condições econômicas e sociais. O software Corporate Performance Management (M) pode ajudar os departamentos financeiros a compilar e analisar os dados necessários para uma previsão de longo prazo, bem como cenários "what-if", e orçamento e planejamento entre empresas, que são partes críticas de um plano de continuidade de negócios.

5. Desbloqueie seu orçamento

É apenas março, mas é provável que seus orçamentos e previsões para 2020 não sejam mais relevantes. Agora é a hora de "desbloquear seu orçamento" e reconsiderar quais itens de linha são críticos para o sucesso de seus negócios.

Na matéria "A resposta da CFO às incertezas do Coronavírus" publicada recentemente no portal de mídia americano CFO, se recomenda que líderes “abordem os riscos e oportunidades apresentados por uma variedade de cenários do vírus, construindo modelos de alto nível de casos de negócios para quantificar o impacto no resultado, fluxo de caixa e balanço”. Outras sugestões incluem avaliar as implicações na produtividade, investigar possíveis custos ocultos e abordar cenários baseados em drivers (ou seja, regiões, unidades e preços de clientes, fases trimestrais etc.) (CFO). Isso pode ser feito em conjunto com suas previsões contínuas para oferecer uma melhor compreensão de todos os cenários possíveis, o que pode contribuir ainda mais em seu plano de continuidade de negócios.

Esperança no horizonte. 

"O erro está em pensar que pode haver um antídoto para a incerteza." - David Levithan

Embora as perspectivas para os próximos meses ainda não sejam claras, não há necessidade de entrar em pânico. O mundo dos negócios sempre estará cheio de algum nível de incerteza - é como você reage a ele que determina seu sucesso.

Nas próximas semanas, as empresas devem procurar montar um plano de continuidade de negócios incluindo simulações de cenários, previsão de curto, médio ou longo prazo e um orçamento e planejamento financeiro entre empresas.

As empresas que ainda usam planilhas como sua principal ferramenta financeira devem procurar adotar uma solução de gerenciamento de desempenho corporativo (M) para automatizar e acelerar seus processos financeiros, melhorando a precisão e reduzindo o risco organizacional.