O Colégio Farroupilha desenvolveu um projeto de informatização da secretaria escolar. Foto: Divulgação.
A equipe de tecnologia da informação do Colégio Farroupilha, de Porto Alegre, desenvolveu um projeto de informatização da secretaria escolar.
Trabalhando com os conceitos de BPM e ITL, foi feito um mapeamento de processos da área e a definição de clientes externos e internos, demandas e tempo de atendimentos.
Os processos foram mapeados e desenhados usando o Bizagi Process Modeler. O projeto está conectado com um app desenvolvido pela Gvdasa e utilizado por pais e alunos.
Desde o início de abril, as demandas encaminhadas pelas famílias para a secretaria escolar, que envolvem emissão de históricos, solicitações de documentos, atestado de matrícula, entre outras, podem ser acompanhadas através do portal dos pais/alunos e do aplicativo do colégio.
“Quando algum registro é inserido no sistema ERP GVCOLLEGE, também da Gvdasa, referente a solicitação das famílias é enviado um push no aplicativo dos pais descrevendo o atendimento prestado e a sua situação”, explica Marcelo Bueno, analista de negócios do Farroupilha
O objetivo do projeto foi transformar a secretaria escolar em uma central de serviços conforme os conceitos do ITIL para melhorar os processos internos e o atendimento prestado.
No ano ado, Farroupilha também incluiu em seu sistema online de matrícula o processo de reserva de armários, que podem ser usados pelos alunos para guardar os materiais escolares durante o ano letivo.
Antes, todo o processo de aluguel de armários para os mais de 2 mil alunos do Colégio era realizado via papel, em um caderno onde constavam as informações dos espaços para reserva, como localização, turma, sala e tamanho.
O mapeamento dos armários foi feito pela equipe de TI do Colégio Farroupilha, que também foi responsável pela integração da base de dados da Gvdasa com a interface do sistema, implementada pela empresa Mobe Design, de Porto Alegre.
O Colégio Farroupilha conta com quase 2,5 mil alunos na unidade do bairro Três Figueiras e cerca de 330 na unidade Correia Lima.
Júlia Merker 1g1o3g
Repórter no Baguete Diário